Lex Elementum
Lex Elementum
Lex Elementum
Lex Elementum

Электронные трудовые книжки

Отдельного ФЗ об электронных трудовых книжках (ЭТК) нет. Их внедрение закреплено в ТК РФ. Это ст. 66.1, она регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2020, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 30.06.2020. До конца этого же года работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

Возможны индивидуальные разъяснения или единое информационное сообщение. Важно, чтобы уведомление о переходе на электронные трудовые книжки было письменным. О том, как перейти на электронные трудовые книжки, работникам разрешено думать до конца 2020 года. Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения.

Впервые отчет отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2020 в них появится раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Идет постепенный переход на электронные трудовые книжки, последние новости содержат нерешенные вопросы: пока не ясно, сдавать ли отчет, если кадровых изменений не было. Если работники написали заявления о переходе на ЭТК или произошли кадровые передвижки, отчет обязателен. В 2020 году отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми передвижениями. В 2021 порядок изменится: после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК. Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек, в них нужно сделать запись — так, как рассказал Минтруд в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150.

С 01.06.2020 по 31.12 2020 сотрудник выбирает формат учета его деятельности: цифровой или бумажный. При сохранении бумажного варианта у него останется возможность перехода к ЭТК в будущем. Если выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен. Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в январе 2021 года.

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В напечатанном виде их можно запросить:

  • в отделе кадров;
  • обратившись в ПФР;
  • в местном МФЦ.

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».

Вернуться к списку новостей